חלק שני - אני מפתח סדנת למידה-הערכה של מנהלים המיועדים לקידום

בפוסט הקודם התחלתי לשתף בתהליך הפיתוח של אירוע למידה-הערכה מורכב, שמיועד עבור מנכ"לים ומנהלי HR אשר מתכוונים לבחור מנהלים שמיועדים לקידום, ובפרט להקמת יחידות חדשות בארגון.
(https://training-design-behind-the-scenes.blogspot.com/2020/11/blog-post.html)

(הערה - כל מה שבלשון זכר רלוונטי גם לנקבה)

כזכור, האירוע כולו מורכב מ 2 ימי למידה שבהם הארגון נותן למנהלים בסיס ידע שווה אודות החזון, הייעוד, הערכים, האיומים וההזדמנויות הקשורים לארגון, ברמת הבנה ויישום. השיא של האירוע הוא למעשה 2 ימי סימולציה מורכבת (רצופים) בהם נצפה מהמנהלים להביא לידי ביטוי את הידע שהועבר להם בשני ימי הלימוד.

היום אני מתחיל את הפיתוח של יום הלמידה הראשון שעוסק ב-3 הרגליים הערכיות המרכזיות של הארגון: "חזון", "ייעוד", "ערכים". אנחנו לא ניגש מייד למתווה היום ולוחות הזמנים, כי אם אתחיל בדיון רעיוני סביב המושגים האלה כדי לייצר פיצוח רלוונטי שאותו ארצה לממש בתכנית הפיתוח של היום הזה.

החזון

בשפת האקדמיה אנחנו מצפים מהחזון להגדיר בקצרה כיצד ייראה הארגון במיטבו. כלומר, נדמיין מצב שבו בסוף שנה, או אפילו חודש, נביט לאחור על הפעילות הכוללת של הארגון שבו אנו עובדים, ויהיה לנו רגע של נחת. למה? כי בדיוק כך התכוונו שהארגון יפעל ובדיוק לארגון כזה רצינו להשתייך.

קביעת החזון היא עפ"י רוב פרורוגטיבה של היזם/בעלים/מנכ"ל שרואה בעיני רוחו את היצירה שלו קמה לתחייה ולאן הוא רוצה שהיא תגיע. אבל, בארגונים מתוקנים הניסוח הסופי של החזון צריך להתגבש בשיתוף עם הנהלה בכירה (לפחות בכירה) כדי שתהיה הסכמה על הדרך המשותפת. בתהליך גיבוש הנוסח צריך לוודא שכל השותפים מבינים ומזדהים עם התוכן.

הבעיה עם החזון בארגון, בפרט בארגון בינוני וגדול, היא שההבנה של החזון נמצאת בד"כ בספירה של ההנהלה ולא תמיד יורדת בצורה אפקטיבית לספירות התחתונות בהרארכיית הארגון.

ייעוד

אני חוזר לשפת האקדמיה ומזכיר כי הגדרת הייעוד אמורה לתת מענה לשאלה: לשם מה אנו (כארגון) קיימים?! הייעוד הראשוני של הארגון נקבע ע"י היזם/בעלים/מנכ"ל, אבל כאן חייבת להיות עבודה משותפת עם ההנהלה הבכירה (ולעיתים למטה מזה) וכן פעמים רבות בשיתוף עין חיצונית לארגון (ייעוץ מסוג כלשהו). 

הבעיה עם הייעוד של הארגון היא שהוא מתאים למציאות המוכרת ולטווח הנראה לעין. יש סיכוי שהייעוד ישתנה אחת לתקופה, וזה בסדר! אבל ארגונים מקובעים שלא מספיק גמישים עם שינוי הייעוד, עשויים להפגע מאוד במשברים ולא לשרוד לטווח ארוך.

ערכים

סט הנורמות האישיות, העסקיות והאתיות שהארגון רוצה לפעול על פיהן ביחסים שבין האנשים בתוך הארגון ובין הארגון לממשקים שלו. קיימות מספר גישות לגיבוש ערכי הארגון, עפ"י רוב מדובר בתהליך TOP-DOWN אבל הוא מחייב לחלחל לכל עובדי הארגון ברמת הידע ואולי אף ברמת המעורבות בגיבוש.

ערכים לא צריכים להשתנות. מצופה מארגון לבצע אחת לתקופה (חומש או עשור) תיקוף הערכים המובילים. מומלץ לשתף כמה שיותר עובדים בארגון בשכבות ההרארכיה השונות. 

הנחת העבודה של ארגון הפועל בצורה תקינה

פעילות ארגונית שמחוברת לחזון, לייעוד ולערכים תביא לכך שהארגון ישרוד לאורך זמן, יצמח ויתחזק מבחינה תחרותית ומוניטין.

אם כן, התנאי הראשון לפיצוח מתווה יום הלמידה הראשון הוא ההבנה שאני צריך לייצר תהליך למידה שבסופו המנהלים (בשלב ראשון), יפנימו את 3 הרגליים הערכיות של הארגון ברמת הבנה ויישום.

את המטרות של יום הלמידה הראשון הגדרתי כבר במטרות המשנה של אירוע הלמידה כולו. 

המטרה - הבנה ויישום עקרונות החזון, ייעוד וערכי הארגון.

אם אני מפרק רגע את המטרה הזאת, הרי שהיא אופרטיבית מאוד מכיוון שבסוף היום אני מצפה מכל המנהלים המשתתפים בלמידה, להבין את המהות של 3 הרגליים הערכיות של הארגון ולמנף את ההבנה הזאת לרמה של יישום.

זה נשמע טוב אבל איך באה לידי ביטוי הבנה ואיך נבחן את היישום. למעשה, בפיצוח של היום הזה אני רוצה לייצר סיטואציות יומיומיות של המנהלים בארגון, בהן ההחלטות שלהם משקללות התיחסות לחזון ייעוד וערכים, בהתאם לציפיות של הארגון מהם.
אז רגע, למה "החלטות"? מכיוון שמנהל נבחן בצורה הכי טובה בהחלטות שהוא מקבל. מנהל עסוק, מקבל החלטות במשך כל היום כל יום. איכות ההחלטה נקבעת בין היתר על בסיס הנתונים שהביאו להחלטה, ולתוצאה הארגונית של ההחלטה (ועל כך ניתן להרחיב המון בפוסט אחר לגמרי).

אני אגבש את מסגרת היום הזה על בסיס גישה שקרובה מאוד לגישה הקלאסית של פיתוח: תל"מ (תכנון לפי מרכיבי תפקיד, או תכנון לפי מצבים מתפתחים).

אבסס את היום הזה על 3 צירי למידה מרכזיים (מן הסתם):

• עקרונות החזון הארגוני

• ייעוד הארגון (מטרות ומשימות)

• ערכי הליבה של הארגון  

בהתאם לגישת תל"מ אני מתכנן לייצר 3 תרגילים מרכזיים במהלך היום, כאשר כל תרגיל ישלב יישום של הרגליים-הערכיות, בכל פעם תתווסף רגל נוספת לפתרון התרגיל. התרגיל האחרון ידרוש אינטגרציה של 3 האלמנטים ביחד.

כדי להביא את המנהלים למצב שבו יתמודדו בצורה טובה עם התרגילים, סביב כל ציר למידה צריך לבנות את התכנים התיאורטיים הרלוונטים להבין וליישם.

התרשים הבא מתאר את הפיצוח של צירי הלמידה בשילוב 3 תרגילים ברמת מורכבות מתפתחת:

 

דגשים לתכנון המפורט של יום הלמידה

השלב הראשון והמשמעותי ביותר הוא ביצוע פגישות פיתוח עם המנכ"ל והנהלה בכירה כדי לדייק את המטרה של היום ולייצר שפה-משותפת ביחס לצורך בביצוע יום הלמידה, המטרות שלו והזרימה שלו. נדרשת כאן מחוייבות רבה של המנכ"ל והנהלה בכירה ונוכחותם לאורך כל היום.

קהל היעד של יום הלמידה הוא כל המנהלים של הארגון מרמת בכירות שתיקבע ע"י המנכ"ל כולל מנהלים שלא ישתתפו בהמשך בסדנת ההערכה. המנהלים שישתתפו בסדנה לא צריכים לדעת בשלב הזה שתכני היום הזה יהיו חלק מהידע והמיומנויות הנדרשים להם לימי הסדנה.

אירוע הלמידה הארגוני יביא לתפוקות ברמות שונות:

עבור מנהלי הארגון - פיתוח החשיבה הארגונית וחיזוק הזיקה של ההנהלה לארגון. התוצרים של יום הלמידה יהיו בסופו של דבר מסמכי ידע-ארגוני חדשים. למעשה ההנהלה תייצר ידע רלוונטי להמשך ניתוח ופיתוח במסגרת תהליכי הניהול בהמשך.

עבור המנהלים שישתתפו בסדנת ההערכה - יקבלו חלק ראשון מבסיס הידע והמיומנויות הנדרשות להם להתמודדות טובה עם הסימולציה.

יש לציין כי במידה ותידרש התאמת יום הלמידה, ממתווה פנים-אל-פנים למתווה מקוון, תדרש מחשבה נוספת ביחס למתכונת הגשת החומרים וביצוע התירגולים.

אז מהו ה FLOW של יום הלמידה הראשון?

• פתיחה של המנכ"ל - הצגת היום ומטרותיו

• הרצאת מנכ"ל - משתף את תפיסת החזון שלו ומסביר את העקרונות

• עבודה בקבוצות קטנות של מנהלים - כאשר נוסח החזון מונח לפניהם, מצופה מכל קבוצה לבצע סיעור מוחות ולהגדיר את 5 הפעולות החשובות ביותר שיש לבצע כדי לקדם את החזון.

• כל קבוצה תציג בקצרה את הרשימה שלה בפני המליאה

• בסוף שלב זה ייווצר מסמך ידע ארגוני של המנהלים ובו עושר של הצעות לטיפולים חיוביים לקידום החזון.

• הרצאת מנהל ב HR או אפילו אורח חיצוני מתחום התרבות הארגונית שיסביר כיצד נקבע ייעוד של ארגון

• הרצאת המנכ"ל או מנהל בכיר על תפיסתו את הייעוד והמשימות של הארגון

• הרצאת מנהל בכיר את עיקרי הדוח החציוני/שנתי של הארגון בדגש על משימות, הישגים ופערים

• חזרה לעבודה בקבוצות קטנות שידונו בסוגיות המרכזיות הבאות: ינסו להגדיר מה לא נמצא בייעוד הארגון (מעין הפוך על הפוך). ולאחר שיגדירו מה לא נמצא, ינסו לענות על שאלת אינטגרציה - האם הייעוד של הארגון משרת את החזון (אני צופה שנקבל הרבה מאוד אמירות מעניינות מהקבוצות)

• הקבוצות יציגו בקצרה את עיקרי המסקנות שהגיעו אליהן, וזאת בנוסף למסמכי ידע של הקבוצה שיהיו, גם כאן, חומר עשיר מאוד עבור ההנהלה לפיתוח ודיון בהמשך.

• עד כה טיפלנו בצירי הלמידה סביב החזון והייעוד, וכן התקיימו דיוני חשיבה יישומיים בקבוצות העבודה. החלק האחרון של יום הלמידה יכלול גם את ציר הערכים.

• במידה וקיים בארגון קוד-אתי, הוא יוצג ע"י מנהל מ HR או פיתוח ארגוני.

• הרצאת מנכ"ל או מנהל בכיר אודות ערכי הליבה של הארגון לתפיסתו האישית

• הצגת אירוע ע"י מנהל שבו תיאור דילמה מקצועית או ניהולית שהתנגשה לכאורה עם ערכי הארגון - כיצד פעל בסופו של דבר ומדוע

• התרגיל האחרון יתבצע שוב בקבוצות קטנות, שם ינסו להתמודד עם הסוגיות הבאות: קביעת חשיבות (טבלת רנקינג) של ערכי הליבה המובילים בארגון (הערה - ניתן לבצע גם במתווה אחר של דירוג פופולאריות ערכים באמצעות פליפצ'ארטים ומדבקות - תלוי מאוד ביכולת לבצע את הפעילות במתווה פנים-אל-פנים). 
  סוגיה נוספת להתמודדות הקבוצה היא נסיון הקבוצה לנתח סוגיות מקצועית מוכנות מראש ו/או שהקבוצה תיזום, ושם התיחסות לקבלת החלטות ארגוניות תוך שקלול עקרונות החזון, ייעוד הארגון וערכי הליבה הרלוונטים להחלטה. כדוגמה - מדיניות הארגון כלפי עבודה מהבית, העסקת בעלי מוגבליות, ועוד כיד הדמיון.

• כל קבוצה תציג למליאה סוגיה אחת שהם ניתחו. וזאת לצד מסמך סיכום הפעילות של הקבוצה שיתווסף לסך הידע שנוצר במהלך היום הזה.

• סיכום היום 
  
  סשן חשוב מאוד של רפלקציה - סבב התיחסויות מנהלים על התהליך שעברו במהלך היום, "אסימונים" שירדו וסוגיות שנותרו פתוחות
  
  סיכום המנכ"ל - אמירות מסכמות של המנכ"ל אודות התהליך. חשוב מאוד בשלב זה שהמנכ"ל יחזור במידה מסויימת על החזון הייעוד וערכי הליבה מכיוון שבמהלך היום הקבוצות מתפזרות במחשבה ויגיעו אולי לכווני חשיבה חדשים, יש צורך בהתכנסות למדיניות הנוכחית של הארגון.

סיכום עד כאן

בפוסט הזה תכנית הפיתוח של היום הראשון מבין 4 ימים של סדנת למידה-הערכה של מנהלים המיועדים לקידום. המנהלים המשתתפים יקבלו תשתית ידע ומיומנויות בסיסיות אותם יצטרכו למנף וליישם ביומיים של סדנת הערכה. המנהלים לא מודעים לכך שימי הלמידה הם חלק מהסדנה, כדי לא ליצור הטיות ואי-שוויון בזמן הסדנה. כולם יהיו "מופתעים" מדרישות הסדנה באותה המידה.

בפוסט הזה הגדרתי את הצורך ביום הלמידה וכן את המטרות היישומיות שלו. ניתחתי את הפיצוח של היום הזה במודל קרוב למודל תל"מ המתבסס על תרגילים מרכזיים של יישום וסביבם תכנים תיאורטיים תומכים.

חשוב לציין כי כדי לנצל את הזמן בצורה טובה ביותר, כדאי לדוורר למנהלים חומרי רקע לקריאה, עוד לפני ההגעה ליום הלמידה.

קיימת חשיבות רבה ואף קריטיות למעורבות מלאה של המנכ"ל בתהליך הלמידה ובתכנון ימי הלמידה.

התוצר הארגוני של יום הלמידה יהיה מסמכי ידע שהמנהלים יצרו. ראשית, חיזוק תחושת המעורבות של המנהלים בתהליכי המאקרו של הארגון, ושנית ברמה הפרקטית המסמכים מכילים רעיונות רבים שצריך לעבד ולייצר נייר עבודה ארגוני להמשך בהובלת ההנהלה.

עד כאן תכנון יום הלמידה הראשון, שוב מציע לכל מי שמעוניין להתיחס להעיר ולהביע דעה. בפוסט הבא יהיה התכנון של יום הלמידה השני. STAY TUED......