חלק שלישי - אני מפתח סדנת למידה-הערכה של מנהלים המיועדים לקידום

בפוסט הקודם שיתפתי בפיתוח היום הראשון של אירוע למידה-הערכה מורכב, שמיועד עבור מנכ"לים ומנהלי HR אשר מתכוונים לבחור מנהלים שמיועדים לקידום, ובפרט להקמת יחידות חדשות בארגון.

(https://www.blogger.com/blog/post/edit/66208906171420417/7358155844812075884)

(הערה - כל מה שבלשון זכר רלוונטי גם לנקבה)

כזכור, האירוע כולו מורכב מ 2 ימי למידה שבהם הארגון נותן למנהלים בסיס ידע שווה אודות החזון, הייעוד, הערכים, האיומים וההזדמנויות הקשורים לארגון, ברמת הבנה ויישום. השיא של האירוע הוא למעשה 2 ימי סימולציה מורכבת (רצופים) בהם נצפה מהמנהלים להביא לידי ביטוי את הידע שהועבר להם בשני ימי הלימוד.

היום אני מתחיל את הפיתוח של יום הלמידה השני שעוסק בניתוח האקוסיסטם שבו פועלת החברה - ניתוח סביבה חיצונית וסביבה פנימית. ארצה לייצר תהליך למידה שבסופו המנהלים של החברה, המשתתפים ביום הלמידה, יבינו חלק משמעותי מהאיומים וההזדמנויות שקיימים לחברה באקוסיסטם שהחברה פועלת בו, וכן יגדירו את העוצמות והחולשות של החברה לנוכח האיומים האלה.

כפי שעשיתי בפיתוח יום הלמידה הראשון, אנחנו לא ניגש מייד למתווה היום ולוחות הזמנים, כי אם אתחיל בדיון רעיוני סביב המושגים האלה כדי לייצר פיצוח רלוונטי שאותו ארצה לממש בתכנית הפיתוח של היום הזה.

בפוסט הראשון שמתאר את אירוע הלמידה הכולל, הגדרתי את המטרה של יום הלמידה השני:

הבנה ויישום מאפייני האיומים וההזדמנויות של הארגון בסביבה החיצונית והפנימית.

אז בואו נפרק רגע את המטרה ונתחיל לבנות את המתווה של יום הלמידה הזה:

"יישום" - המשמעות היא שגם כאן נרצה מעורבות אקטיבית של המנהלים בלמידה, כלומר עבודה עצמית או בקבוצות קטנות מאוד. 

"איום" - נגדיר אותו כתהליך בארגון או באקוסיסטם שבו הארגון פועל, שעלול לעכב את מימוש החזון והשגת היעדים של הארגון.

"הזדמנות" - תהליך בארגון או באקוסיסטם שבו הארגון פועל, שיש בכוחו לקדם את מימוש החזון והשגת היעדים של הארגון.

למה כל כך חשוב למנהלים להבין באיזה סט של איומים והזדמנויות הארגון שלהם פועל? פשוט משום שמנהלים הם הכוח המניע את הווקטור שבו הארגון יתקדם באקוסיסטם. עפ"י רוב על בסיס החלטות יומיומיות שכל מנהל מקבל. איכות ההחלטה תלויה במידה רבה באישיות המנהל, אבל! היא תלויה מאוד ביכולת של המנהל לבצע אינטגרציה בין מה שהוא מכיר מהשוטף שלו ובין מה שנמצא מסביב ומהווה עבורו נקודות אחיזה חיוביות (הזדמנויות) או שליליות (איומים) בשקלול ההחלטה. 

ומניסיון תאמינו לי כשאומר, שאין סיכוי בעולם שיש מנהל (אנושי), מוכשר ככל שיהא, שמכיר את כל האיומים וההזדמנויות באקוסיסטם ומסוגל לבצע את האינטגרציה המיטבית. אבל אנחנו מצפים ממנהלים לפתח ראייה מספיק רחבה ולהכיר את העולם מסביב, כדי לבצע את ההחלטה הכי מושכלת בהנתן מידע קיים.

מעבר לזה, במסגרת סדנה חד יומית, לא ניתן לייצר תהליך למידה כוללני שידע להעביר מידע מלא על כל מה שמתרחש בארגון ובסביבה החיצונית לו. ואם אתם מסכימים איתי על הנקודה הזאת, אז אפשר להבין שחייבים להתמקד באיומים והזדמנויות שיהיו הכי רלוונטים ל..... כן, לסימולציה שמגיעה בסוף אירוע הלמידה הזה.

ניתוח האקוסיסטם

קיימים מודלים רבים שנלמדים באוניברסיטה וחלק פותחו ע"י חברות ייעוץ גדולות ברבות השנים. אני בחרתי להתמקד במודל הקלאסי של פורטר, מודל 5 הכוחות של פורטר, למדתי אותו לעומק במסגרת לימודי ה MBA וכמובן שבמהלך השנים מימשתי אותו בלי לקרוא לו בשם המפורש (להרחבה ראו: https://he.wikipedia.org/wiki/%D7%97%D7%9E%D7%A9%D7%AA_%D7%94%D7%9B%D7%95%D7%97%D7%95%D7%AA_%D7%A9%D7%9C_%D7%A4%D7%95%D7%A8%D7%98%D7%A8).

המודל של פורטר מביט על השוק שבו פועלת חברה ומנתח 5 היבטים מרכזיים שמאפיינים אותו:

מתחרים - חוזק התחרות בשוק, מתחרים מרכזיים

לקוחות - כוח המיקוח, טעמים, סגמנטים, טרנדים

ספקים - כוח המיקוח הנובע מגודל, טכנולוגיה, דומיננטיות...

מוצרים תחליפיים - תחליפיים, משלימים וכל מה שביניהם

חסמי כניסה לשוק - באיזו קלות מתחרים חדשים יכולים להיכנס לשוק  

כל היבט של השוק, של האקוסיסטים בו הארגון פועל, טומן בחובו איומים והזדמנויות לחברה X הפועלת בתוכו.

לסיכום ניתוח הסביבה החיצונית

• אני אשתמש במודל פורטר כ'מצפן' לניתוח האקוסיסטם שבו פועלת החברה שבה מתבצע אירוע הלמידה. חשוב מאוד לברר מראש עם המנכ"ל ומנהלים בכירים, באיזה שוק הם פועלים ואיך הם תופסים את התחרות, הספקים, הלקוחות, התחליפים וחסמי הכניסה. מדובר בשלב קריטי לביצוע, במסגרת תהליך הפיתוח עוד לפני שניגשים לכתיבת המתווה של יום הלמידה.
  
  
• כפי שהזכרתי לפני כן, ההשג הנדרש מיום הלמידה הזה, הוא הגדרת איומים והזדמנויות לחברה בהבטים הבאים בלבד: מתחרים (ישירים בלבד), לקוחות, חסמי כניסה - טכנולוגיה, חסמי כניסה - רגולציה, פטנטים ו IP. 

ניתוח הסביבה הפנימית - הארגון שלנו

גם אם נלך סחור סחור, תמיד נמצא את עצמנו מיישמים את ניתוח הסביבה הפנימית לפי מודל SWOT (ויש מי שיתן לזה קיק מסוים ויקרא לזה מודל TWOS). בכל הספרות עד כה, וביישומי ניתוח עצמי של החברות, זהו עדיין המודל המנצח אם עושים אותו נכון. במודל זה אנחנו רוצים להגדיר לעצמנו מהן העוצמות והחולשות שלנו כארגון שמחלישות או מחזקות את היכולות שלנו לממש את החזון ואת היעדים של הארגון. ומנגד, נרצה להגדיר את האיומים וההזדמנויות (בסביבה החיצונית לנו) שיחלישו או יקדמו את מימוש החזון והיעדים. ותראו איזה יופי, את החלק של איומים והזדמנויות במטריצה הזאת כבר גיבשנו בתחילת היום, במודל פורטר (דברים מתחילים להסתדר לנו נכון?..)

אנחנו נרצה לבחון איך העוצמות והחולשות הארגוניות שלנו מתייצבות מול האיומים וההזדמנויות. אני מזכיר, אם אנחנו מתייחסים להיבט חסמי הכניסה הטכנולוגים: נרצה לבחון כיצד האיומים וההזדמנויות מהסביבה החיצונית "מתנגשים" עם החולשות והעוצמות הטכנולוגיות שלנו כארגון. האם יש לנו מענה פנימי לאיום חיצוני. ואם אין, אולי צריך לנקוט בשינוי אסטרטגיה.... רגע רגע אתה מתחיל לבלבל אותנו ולדבר על אסטרטגיות... נכון. חשוב לי לציין כבר עכשיו שביצוע נכון של תהליך SWOT הוא תורה בפני עצמה ולא לפוסט הזה. וגם ההשלכות האסטרטגיות של המטריצה הן נושא לפוסט אחר, שלא קשור לפיתוח הדרכה.

לפני שאני מפרט את ה FLOW של היום הזה אני רוצה להגדיר את ההישג הנדרש לסוף היום הארוך הזה:

בניתוח האקוסיסטם ברבדים הבאים: מתחרים ישירים, לקוחות, חסמים טכנולוגיים ורגולטוריים - מטריצה ארגונית המבוססת על חכמת מנהלי הארגון. מבטאת את תפיסת הארגון לאיומים והזדמנויות הקיימים בסביבה שלו ביחס לפעילות שלו. בעצם הארגון מגדיר לעצמו נקודת ייחוס מול הרבדים האלה.

בניתוח הסביבה הפנימית באותם הרבדים: מטריצה נוספת המבוססת על התנגשות בין עוצמות וחולשות ובין איומים והזדמנויות עבור כל רובד. כל מפגש כזה יוליד תובנות והמלצות המנהלים לפעילויות המשך.

המטריצה המסכמת תהווה נייר-עבודה להנהלת הארגון, להמשך פיתוח וניתוח בתהליך פיתוח ההנהלה והפעילות השוטפת של הארגון.

איך ייראה יום הלמידה השני?

• יום הלמידה הזה יסוב סביב שני צירי למידה מרכזיים: מודל 5 הכוחות של פורטר, מודל SWOT. נראה כי בחלוקת זמנים, כדאי להקדיש
  כ - 60% מהיום למודל פורטר והשאר לניתוח הפנימי וסיכום היום.
  
  
• 
  
  
• נזכור שמפגש ההנהלה ביום הזה מגיע לאחר המפגש הראשון שבו המנהלים קיבלו מושג כללי על שני ימי הלמידה שהם חלק מהם. חייבים להתחיל את היום עם הרצאת פתיחה של המנכ"ל שם הוא מסביר את התפיסה שלו ביחס לחשיבות הניתוח של הסביבה הפנימית והחיצונית לצורך מימוש יעדי החברה, וכדאי מאוד שיעביר מסרים אישיים שלו לגבי הרבדים שאליהם היום הזה מתיחס.
  (גם אם לא ציינתי לפני כן - נדרשת פגישת הכנה מוקפדת עם המנכ"ל כדי לגרות אותו לחשוב בכוונים האלה ולהגדיר לעצמו מהם המסרים למנהלים).
• כדי לממש את המטריצה של ניתוח השוק יש צורך ב - 4 הרצאות אינפורמטיביות של מנהלים רלוונטים לכל אחד מהרבדים שבחרנו. למשל, מנהל ה IT יסקור את הטכנולוגיות המרכזיות שבהן משתמשים בשוק וכאלה שנמצאות בתהליך פיתוח/ניסוי. 
• לאחר שהמנהלים יקבלו סקירות מקצועיות שיתארו את הסביבה החיצונית לארגון בחתך כל הרבדים שקבענו, ניתן יהיה לגשת לתהליך המימוש, כלומר התרגול.
• בשלב הזה, מצופה מכל מנהל או קבוצה של לא יותר מ 3 מנהלים, למלא את התכנים במטריצת ניתוח השוק של פורטר. לנסות להגדיר אילו איומים והזדמנויות הם מזהים בסביבה החיצונית שעשויים לקדם או לעכב את ווקטור התנועה של הארגון שלהם כפי שהיו רוצים. היופי בעבודה הקבוצתית הוא הזווית שכל מנהל מביא מתחום העיסוק המקצועי שלו בארגון.
• סיום החלק הזה של היום, במטריצה המרכזת את כלל האיומים וההזדמנויות (בציון פופלריות בין המנהלים) שתוצג לכלל המנהלים - "איומים והזדמנויות באקוסיסטם".
  
  
  
  
  
• 
  
• החלק השני של היום מתבסס על תוצרי החלק הראשון. כדי לגרות את המנהלים לייצר תובנות לחולשות וחוזקות ארגוניים מול הרבדים שנקבעו, נדרשת סדרה נוספת של הרצאות (קצרות, סגון TED) של מנהלים רלוונטים. כדאי מאוד שתהיה הרצאה של מחלקת השווק לסקירת האסטרטגיה השווקית של הארגון מול הלקוחות. כך למשל סקירת היועץ המשפטי אודות סוגיות משפטיות ורגולטוריות הקשורות לפעילות של החברה.
  חשוב מאוד שההרצאות האלה לא יבואו 'יש מאין', אני כמי שאחראי על פיתוח האירוע, חייב לדאוג מראש להפגש עם כל מרצה, לוודא שהקונטקסט הכללי של היום ברור לו, לוודא שהמסרים ממוקדים לרבדים שנקבעו מראש לניתוח, ולוודא שהמרצה אכן מסוגל לעמוד מול קהל ולהעביר תכנים.
• נפנה פעם נוספת לעבודה אישית/קבוצתית לצורך מילוי תכנים במטריצת SWOT ולבסוף תגובש מטריצה מתכללת אחת שתוצג לכלל המנהלים - "העוצמות והחולשות שלנו".
  
  
  
  
  
• 
  
• סיום היום לא יכול להיות עם שורה תחתונה!!! כדי שלא יווצר למנהלים "סלט בראש", מכל ההתרחשויות של אותו היום, אי אפשר להתחיל סשן של ניתוח המטריצה הסופית בסוף היום. המטריצות שגובשו בשני חלקי היום צריכות להיות נייר-עבודה לצוות ההנהלה, למיקוד ודיוק בהמשך, ומתוך כלל הרעיונות שעלו במטריצה, ההנהלה הבכירה צריכה לבחור את הנושאים לטיפול ולפרוס את הטיפול על גאנט שנתי במסגרת תכנית העבודה.
• ולמרות שאין שורה תחתונה - כל מנהל שהשתתף ביום הלמידה הזה ייצא עם מטען רב מאוד! ולא פחות מזה, תחושת סיפוק מכך שהוא שותף בחשיבה האסטרטגית-תחרותית של הארגון והקול שלו נחשב.

סיכום

הפוסט הזה מסיים את הפיתוח של שני ימי הלמידה הראשונים של אירוע הלמידה-הערכה של מנהלים המיועדים לקידום. ביומיים האלה משתתפים כל המנהלים של הארגון, ללא הבחנה בין המיועדים לקידום ובין אחרים. ומעבר לכך, המנהלים המיועדים להשתתף בסימולציה, לא יודעים שהם ישתתפו בסימולציה בשלב הזה, אלא רק לאחר שיסתיימו היומיים הראשונים של הלמידה.

בפוסט הבא אני אתחיל לתכנן את היום הראשון של הסימולציה המורכבת של כלי הערכת המנהלים לקרא קידום. Stay tuned....